Datenschutzerklärung für Berater

Erklärung über den Schutz personenbezogener Daten

Diese Erklärung informiert darüber, wie die Volvo Group Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet.

Die Volvo Group kann Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie als Einzelperson oder Mitarbeiter eines Unternehmens ein Produkt oder eine Dienstleistung von einem Unternehmen der Volvo Group gekauft oder gemietet haben. Lesen Sie in diesem Fall bitte unsere Erklärung für Kunden.

Wenn Sie als Einzelperson oder Mitarbeiter eines Unternehmens ein Produkt oder eine Dienstleistung an ein Unternehmen der Volvo Group verkauft oder vermietet haben, können wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Lesen Sie in diesem Fall bitte unsere Erklärung für Lieferanten.

Wenn Sie der Fahrer eines Fahrzeugs bzw. der Bediener einer Baumaschine sind oder waren, das bzw. die von einem Unternehmen der Volvo Group verkauft oder hergestellt wurde, können wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Lesen Sie in diesem Fall bitte unsere Erklärung für Fahrer.

Wenn Sie Mitarbeiter eines Unternehmens der Volvo Group sind oder waren oder als Berater beschäftigt wurden, können wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Lesen Sie in diesem Fall bitte unsere Erklärung für Mitarbeiter und Berater.

Informationen zur Identität und Kontaktdaten des Datenverantwortlichen und Datenschutzbeauftragten

Diese Erklärung informiert darüber, wie VOLVO Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet.

Das Unternehmen, bei dem Sie beschäftigt sind („VOLVO“), ist der Datenverantwortliche für die personenbezogenen Daten, die VOLVO von Ihnen und den nachstehend beschriebenen anderen Quellen einholt. VOLVO ist gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen und -vorschriften für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich.

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten von VOLVO unter DPO_Office [at] volvo [dot] com oder auf dem Postweg oder telefonisch unter:

AB Volvo, Att: Data Protection Office, Dept AA14100, VLH, SE-405 08 Göteborg, Schweden 

+46 (0)31 66 00 00

VOLVO kann die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten ganz oder teilweise verarbeiten.

 

  • Personenbezogene Daten, z. B. Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, bevorzugte Sprache, Foto
  • Organisationsdaten, z. B. Beraternummer, Dienstleistungsbeschreibung, Arbeitsort, Geschäftseinheit, Abteilung, Vorgesetzter, direkt unterstellte Mitarbeiter
  • Kontaktdaten, z. B. Arbeitsadresse, Privatadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Beraterverwaltungsdaten, z. B. Beratervertrag und Informationen zu Start- und Endzeitpunkt des Auftrags
  • Zeitbezogene Daten, z. B. Arbeitsstunden, geleistete Zeit
  • Sicherheitsdaten, z. B. Zugangskarten, Zugangsrechte und die Nutzung von Zugangskarten und -rechten
  • Gesundheits- und Sicherheitsdaten, z. B. Informationen zu arbeitsbezogenen Vorfällen
  • Fertigungs-/Reparatur-/Servicedaten, z. B. die Verfolgung und Protokollierung von Aktivitäten, die Sie in Verbindung mit der Fertigung, Wartung oder Reparatur oder dem Service von Fahrzeugen durchgeführt haben
  • Kompetenzdaten, z. B. Aufzeichnungen über Lern- und Schulungsaktivitäten
  • Reiseadministrationsdaten, z. B. Informationen über Dienstreisen, Buchungsdaten, Reisepassnummer, Reisekostenabrechnungen und Aufwandsentschädigungen
  • Helpdesk- und Supportdaten, z. B. Fragen von Ihnen/Ihrem Vorgesetzten/der Personalabteilung von VOLVO im Zusammenhang mit Ihrem Auftrag oder IT-Ausrüstung oder dem Support, den Sie im Zusammenhang damit erhalten haben
  • IT-bezogene Daten, z. B. Benutzer-ID, Passwörter, Anmeldetaten sowie Daten und Protokolle über Ihre Nutzung von IT-Ausrüstung, Anwendungen oder Dienstleistungen von VOLVO gemäß den jeweils geltenden IT-Richtlinien von VOLVO

 

Es wird ausdrücklich vermerkt, dass einige Aspekte von Gesundheits- und Sicherheitsdaten gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen als sensible Daten betrachtet werden und mit besonderer Sorgfalt zu handhaben sind. Es wird ausdrücklich vermerkt, dass sensible Daten nur im Fall gesetzlicher Verpflichtungen und/oder mit ausdrücklicher Einwilligung, verarbeitet werden.

 

Bitte beachten Sie auch, dass bestimmte fahrzeuggenerierte Daten (z. B. Fahrzeug-/Fahrgestellnummer oder Signale) automatisch generiert werden, wenn Sie ein Produkt verwenden, das Volvo gehört, z. B. einen Lkw. VOLVO nutzt diese Daten jedoch nur dann, wenn die Nutzung mit Testaktivitäten, der Behebung von Qualitätsproblemen oder zu Zwecken der Produktentwicklung verknüpft ist.

 

VOLVO kann auch im begrenzten Umfang personenbezogene Daten (Name und Kontaktdaten) von Personen verarbeiten, die Sie als von VOLVO im Fall von Notfällen zu kontaktierende Personen angegeben haben.

VOLVO wird Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage einer der folgenden Rechtsgrundlagen verarbeiten, siehe auch nachstehend weitere Einzelheiten.

  • Vertragliche Verpflichtung. Beispiel: VOLVO muss Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um die Dienstleistungsvereinbarung mit Ihrem Arbeitgeber einzuhalten.
  • Berechtigtes Interesse. VOLVO’s berechtigtes Interesse besteht grundsätzlich darin, den eignen Alltagsbetrieb zu verwalten, eigne Anlagen und Betriebsmittel zu schützen und interne Kontrollen durchzuführen. Um die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Grundlage einer Interessenabwägung vorzunehmen,, führt VOLVO Einzelfallbewertungen durch. Beispiel: VOLVO muss bestimmte personenbezogene Daten verarbeiten, um Ihre Dienstreisen zu verwalten, wobei VOLVO’s  berechtigtes Interesse in der Verwaltung des eigenen Alltagsbetriebs liegen wird; oder VOLVO muss bestimmte personenbezogene Daten verarbeiten, um den Status der eigenen IT-Ausrüstung zu prüfen, wobei VOLVO’s berechtigtes Interesse darin bestehen wird, die eigenen Betriebsmittel zu schützen.

 

In Ausnahmefällen und nur dann, wenn keine andere Rechtsgrundlage Anwendung findet, kann VOLVO Sie um Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bitten. Wenn die Verarbeitung auf der Grundlage der Einwilligung erfolgt, können Sie diese jederzeit widerrufen. Dies wirkt sich jedoch nicht auf die rechtmäßige Verarbeitung basierend auf Ihrer Einwilligung vor dem Widerruf aus.

 

VOLVO wird Ihre personenbezogenen Daten, wie vorstehend beispielhaft aufgeführt, zu den nachstehend angegebenen Zwecken verarbeiten.

 

Verwaltung (normalerweise auf der Grundlage vertraglicher Verpflichtungen und/oder einer Interessenabwägung)

 

  • Ermöglichung Ihrer Registrierung in den Systemen von VOLVO und allgemeine Verwaltung Ihrer Beschäftigung bei VOLVO
  • Ermöglichung der ordnungsgemäßen Nutzung von Lizenzen
  • Ermöglichung der Führung eines aktuellen Organigramms und von Berateraufzeichnungen, einschließlich der Erstellung von internen Berichten und Statistiken
  • Ermöglichung der Nachverfolgung von Projekten

 

Berichterstattung (im Normalfall auf der Grundlage gesetzlicher Verpflichtungen und/oder einer Interessenabwägung)

 

  • Ermöglichung der Berichterstattung an Behörden, wenn gesetzlich vorgeschrieben
  • Ermöglichung der Verfolgung Ihrer Arbeitszeit zu Rechnungsstellungszwecken an Ihren Arbeitgeber

 

Sicherheit der Arbeitsumgebung und Produktsicherheit (im Normalfall auf der Grundlage gesetzlicher Verpflichtungen und/oder einer Interessenabwägung)

 

  • Ermöglichung der Erfüllung der Verpflichtung von VOLVO, für eine sichere Arbeitsumgebung zu sorgen (einschließlich Zugangskontrolle und Verhinderung unbefugten Zugangs zum Gelände oder der Betriebsmittel von VOLVO), sowie weiterer Verpflichtungen bezüglich der Arbeitsumgebung gemäß Arbeitsschutz- oder Arbeitsgesetzen
  • Ermöglichung der Erfüllung der Verpflichtungen von VOLVO im Zusammenhang mit Produktsicherheit und Qualität

 

Ihre Entwicklung und Aktivitäten (im Normalfall auf der Grundlage gesetzlicher und/oder vertraglicher Verpflichtungen und/oder eines Interessenabwägung)

 

  • Ermöglichung von Aktivitäten hinsichtlich der Kompetenzentwicklung
  • Ermöglichung und Empfehlung von Lern- und Schulungsaktivitäten

 

Arbeitsbezogene Aktivitäten der Mitarbeiter (im Normalfall auf der Grundlage gesetzlicher und/oder vertraglicher Verpflichtungen und/oder eines berechtigten Interesses)

 

  • Ermöglichung der Ausführung Ihrer Arbeitsaufgaben, z. B. Schreiben von E-Mails, Erstellung von Dokumenten, Berichten, Präsentationen oder Zeichnungen
  • Ermöglichung von Dienstreisen
  • Ermöglichung der Beantwortung von Fragen von Ihnen/Ihrem Vorgesetzten/der Personalabteilung bei VOLVO im Zusammenhang mit Ihrer Beschäftigung oder IT-Ausrüstung oder der Bereitstellung von Unterstützung, die benötigt wird, um Ihre Arbeitsaufgaben ausführen zu können
  • Ermöglichung von Folgemaßnahmen im Zusammenhang mit den jeweils geltenden VOLVO-Richtlinien, darunter der Verhaltenskodex der Volvo Group und die IT-Richtlinien von VOLVO, um sicherzustellen, dass diese Richtlinien befolgt werden, und um vermutete untersagte Aktivitäten zu untersuchen

 

Forschung und Entwicklung sowie Behebung von Qualitätsproblemen (im Normalfall auf der Grundlage eines berechtigten Interesses)

 

  • Ermöglichung von Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten im Zusammenhang mit VOLVO-Produkten(z. B. Lkw), bei denen Fahrzeugdaten genutzt werden, die bei Ihrer Nutzung eines VOLVO gehörenden Produkts ,von , generiert wurden (siehe oben)
  • Ermöglichung der Behebung von Qualitätsproblemen im Zusammenhang mit VOLVO-Produkten(z. B. Lkw), bei denen Fahrzeugdaten genutzt werden, die bei Ihrer Nutzung eines Produkts, das Volvo gehört, generiert wurden (siehe oben)

 

VOLVO wird Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie von Ihnen selbst, Ihrem Vorgesetzten bei VOLVO, Ihrem Arbeitgeber oder der Personalabteilung oder anderen Dritten einholen, an die Sie uns zwecks der Einholung Ihrer personenbezogenen Daten verwiesen haben. Einige personenbezogene Daten könnten auch automatisch von VOLVO’s IT-System generiert werden, beispielsweise Benutzer-IDs.

Personenbezogene Daten sind für die Erfüllung Ihrer Beratungsvereinbarung erforderlich. Die Vereinbarung kann ohne die notwendigen personenbezogenen Daten nicht abgeschlossen werden.

VOLVO wird Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich an niemanden außerhalb der Volvo Group weitergeben, sofern dies nicht durch Gesetze oder sonst rechtlich verlangt wird. Wenn es jedoch erforderlich ist, um den Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu erfüllen, kann VOLVO Ihre personenbezogenen Daten an andere Unternehmen der Volvo Group weitergeben, darunter auch solche außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EU/EWR). Wenn es erforderlich ist, um den Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu erfüllen, kann VOLVO Ihre personenbezogenen Daten außerdem an Dritte weitergeben, darunter Dritte außerhalb (EU/EWR).

 

VOLVO wird sicherstellen, dass geeignete Schutzmaßnahmen vorhanden sind, um einen angemessenen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, so wie es das anwendbare Datenschutzrecht verlangt, zu gewährleisten. Hierzu kann zum Beispiel die Nutzung zwischenbetrieblicher oder externer Datenverarbeitungsvereinbarungen auf der Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln oder des EU-US-Datenschutzschildes oder anderen Mechanismen gehören, die von den zuständigen Behörden zum jeweiligen Zeitpunkt anerkannt oder gebilligt werden. Wenn Sie Fragen zur Übertragung haben, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten von VOLVO.

VOLVO wird Ihre personenbezogenen Daten im Normalfall während der Dauer der Beratungsvereinbarung aufbewahren. Nach Beendigung der Beratungsvereinbarung wird VOLVO nur diejenigen personenbezogenen Daten aufbewahren, die zur Erfüllung der Zwecke, zu denen sie eingeholt wurden, als erforderlich erachtet werden, und nur solange, bis diese Zwecke erfüllt wurden, oder, falls auch danach noch, nur solange, wie es erforderlich sein kann, um die örtlichen gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen oder gesetzliche Anforderungen im Fall tatsächlicher, drohender oder erwarteter Streitigkeiten oder Ansprüche zu erfüllen.

Sie haben das Recht, VOLVO um Informationen und Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu bitten, die VOLVO verarbeitet. Außerdem haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten bei Vorliegen von Fehlern korrigieren zu lassen oder die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu beantragen. Darüber hinaus sind Sie berechtigt, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken, VOLVO also zu bitten, Ihre personenbezogenen Daten nur zu bestimmten Zwecken zu verarbeiten. Des Weiteren sind Sie berechtigt, der Verarbeitung aufgrund des Vorliegens eines berechtigten Interesses oder zu direkten Marketingzwecken zu widersprechen. Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Datenübertragung (Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an einen anderen Datenverantwortlichen), wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch VOLVO auf Einwilligung oder Vertragspflichten basiert und automatisiert erfolgt.

 

Weiter haben Sie noch das Recht, Beschwerden hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch VOLVO an eine Aufsichtsbehörde zu richten. Weitere Informationen zu diesen Rechten und ihrer Umsetzung erhalten Sie vom Datenschutzbeauftragten von VOLVO.

Weitere Informationen zu Rechten von Betroffenen